Conditions générales de vente et d'utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions régissent l'abonnement au logiciel de gestion en ligne Orkia (le « Service »), édité par Cédric Debailleul, sous l'enseigne Black Bear Studio, activité exercée à Bédarieux (Hérault)dans le cadre d'un contrat d'appui au projet d'entreprise (CAPE, art. L127-1 du Code de commerce) avec la couveuse BGE Ouest Hérault (Incubatest), SIRET 750 012 155 00016(l'« Éditeur »). Le Service est réservé aux professionnels : entreprises, associations et indépendants qui l'utilisent pour leur activité (le « Client »).

La création d'une société sur Orkiavaut acceptation des présentes conditions, de l'accord de sous-traitance des données et de la politique de confidentialité. Elles priment sur les conditions d'achat du Client, sauf accord écrit contraire.

2. Le Service

Orkia est accessible par navigateur, sur un sous-domaine propre à chaque société cliente, avec une base de données séparée par société. Il comprend un socle commun (tableau de bord, utilisateurs, assistant Jarvis) et des modules activés selon la formule choisie (ventes, achats et comptabilité, équipe et planning, projets, marketing, métiers).

Les modules métier (agence immobilière, agence de communication, charpente, atelier de couture, production biologique, taxi, brasserie) fournissent des outils de tenue des registres et documents de la profession (registre des mandats, notes de course, cahier de culture…) et rappellent les principales obligations. Ces rappels sont indicatifs et ne constituent pas un conseil juridique : le Client reste responsable de l'exactitude des informations saisies et de la conformité de ses registres et documents à la réglementation qui lui est applicable.

L'Éditeur peut faire évoluer le Service pour l'améliorer ou suivre la réglementation. Une évolution qui retire une fonction essentielle d'une formule est annoncée au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut alors résilier sans frais.

3. Compte et utilisateurs

Le Client désigne un administrateur, qui invite les utilisateurs et leur attribue un rôle. Les identifiants sont personnels ; le Client répond de leur usage et prévient l'Éditeur sans délai de toute utilisation non autorisée.

4. Prix, facturation et paiement

Les prix des formules et options sont ceux affichés sur la page d'abonnement au jour de la souscription. Ils sont exprimés hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s'y ajoute. L'abonnement est facturé chaque mois, d'avance, par prélèvement SEPA, carte bancaire ou virement, au choix du Client.

Les factures sont émises par la couveuse qui héberge l'activité de l'Éditeur. Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. L441-10 et D441-5 du Code de commerce). Après une relance restée sans effet 15 jours, l'Éditeur peut suspendre l'accès, les données restant conservées et exportables.

Une hausse de prix est annoncée au moins 30 jours avant son application ; le Client qui la refuse peut résilier avant cette date.

Tant que le paiement en ligne n'est pas ouvert, l'abonnement proposé sur le site est une démonstration : aucun paiement réel n'est demandé.

5. Durée et résiliation

L'abonnement est mensuel, sans engagement de durée, et se renouvelle chaque mois. Le Client peut le résilier à tout moment depuis son espace ou par email ; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours, sans frais.

L'Éditeur peut résilier en cas de manquement grave du Client (impayé persistant, usage illicite, atteinte à la sécurité du Service) après une mise en demeure restée sans effet 15 jours.

6. Données du Client et réversibilité

Les données saisies ou importées par le Client lui appartiennent. L'Éditeur les traite pour son compte, comme sous-traitant, selon l'accord de sous-traitance.

• À tout moment, l'administrateur peut télécharger une sauvegarde complète de sa société (Administration › Sauvegarde) : toutes les tables au format JSON, ouvert et lisible par machine, et tous les fichiers déposés, dans une archive zip. Cet export est inclus dans l'abonnement, sans frais.
• Après la résiliation, les données restent accessibles en lecture et exportables pendant 30 jours, puis sont supprimées, sauvegardes comprises, sous 60 jours. Sur demande, l'Éditeur aide le Client à migrer vers un autre fournisseur ou vers ses propres serveurs, conformément au chapitre VI du règlement (UE) 2023/2854 (Data Act), sans frais de changement de fournisseur.
• Le Client reste tenu de ses propres obligations de conservation (factures et pièces comptables : 10 ans), qu'il remplit en conservant ses exports.

7. Disponibilité, sauvegardes et assistance

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service soit accessible en continu, hors maintenance annoncée et cas de force majeure ; il s'agit d'une obligation de moyens. Les données sont sauvegardées régulièrement. L'assistance est assurée par email (contact@orkia.fr) les jours ouvrés.

8. Assistant Jarvis (intelligence artificielle)

Jarvis est un assistant d'intelligence artificielle, signalé comme tel dans l'application. Il s'appuie sur le modèle Claude d'Anthropic : la question posée et les données utiles à la réponse sont transmises à ce prestataire, qui ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Ses réponses peuvent être inexactes : elles ne constituent ni un conseil juridique, fiscal ou comptable, ni une décision. Jarvis ne modifie aucune donnée sans validation explicite de l'utilisateur.

9. Obligations réglementaires du Client

• Facturation. Orkianumérote les factures sans rupture, les fige à l'émission et ne permet de les corriger que par un avoir. Le Client vérifie les mentions de ses documents et renseigne ses identifiants (SIREN, TVA).
• Facturation électronique. Orkiaest une solution compatible : il produit des factures structurées (Factur-X, profil EN 16931) et les dépose sur la plateforme agréée Ingeneo (Septeo) lorsque le Client a souscrit à cette plateforme et activé le dépôt. Le Client reste redevable de ses obligations de facturation électronique et d'e-reporting.
• Encaissements. Orkian'est pas un logiciel de caisse : les ventes au comptoir importées depuis un logiciel de caisse tiers (Easy Beer) restent couvertes par l'attestation de ce logiciel.
• Salariés et caméras.Le Client informe ses salariés et intérimaires des données les concernant (planning, temps, notes vocales) et, s'il affiche des caméras dans Orkia, respecte les règles de la vidéosurveillance (information, consultation du CSE le cas échéant, pas de surveillance permanente d'un poste de travail). Orkia affiche les flux en direct et ne les enregistre pas.
• Déclarations.Les aides au calcul (droits d'accises, déclarations récapitulatives, bilan) sont fournies à titre indicatif ; le Client reste responsable de ses déclarations.

10. Responsabilité

L'Éditeur répond des dommages directs causés par un manquement prouvé à ses obligations. Sa responsabilité totale est limitée aux sommes payées par le Client au titre des 12 derniers mois, sauf faute lourde ou dolosive, et hors manquement aux obligations de l'accord de sous-traitance. Il ne répond pas des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle), ni des conséquences d'une donnée erronée saisie par le Client.

11. Propriété intellectuelle

L'Éditeur concède au Client, pour la durée de l'abonnement, un droit d'utilisation du Service non exclusif et non cessible, pour ses besoins propres. Le Service, son code et ses interfaces restent la propriété de l'Éditeur.

12. Modification des conditions, droit applicable

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions ; la nouvelle version est notifiée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, le Client pouvant résilier dans l'intervalle. Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut d'accord amiable, tout litige relève du tribunal de commerce de Béziers.